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採用担当はどんなことに気をつける?採用担当が面接で気をつけておくこと

面接

新卒採用において、採用担当は企業の採用活動の成否を左右する存在であるといっても過言ではありません。

採用担当は学生が応募してくる最初の接点から全ての選考フローに関わり、内定付与後のフォローから入社に至るまでのプロセスでも学生と関わることになります。だからこそ、採用担当が企業の採用活動の成否を大きく左右すると言えます。特に面接での対応は近年重視されています。その対応によって、学生が企業に抱くイメージを大きく左右するだけではなく、圧迫面接やハラスメントに該当しないか等のリスクも抱えているからです。そこで、この記事では採用担当が面接においてどんなことに気をつけるべきかをご紹介していきます。

 

1.面接における採用担当の役割とは

面接における採用担当の役割は、大きく2つあります。1点目は、面接官として目の前の学生が自社の採用基準に達しているかを見極める役割です。そして2点目は、採用活動全体の進行役として面接を含む自社の選考フロー全体が滞りなく進行するように調整する役割です。

面接官としての役割では、自らが面接官となり学生に質問し、受け答えの内容から目の前の学生が採用基準を満たしているかを判断します。目の前の学生が自社で活躍しそうか、社風や社員としっかりとマッチするかどうかを見極めるためには、面接官として相手の考えを理解するための洞察力が求められます。

一方で、進行役として自社の選考フロー全体が滞りなく進行するように調整する役割では、学生と自分、あるいは自社の面接官の間での面接時間の管理や、面接官に対する評価依頼と回収、さらには不適切な内容の質問をしている面接官がいれば是正するなど、選考フロー全体の進行を管理していきます。進行役には事前の準備や連絡を抜かりなく行うオペレーション能力が求められます。

 

2.面接の場面設定で気をつけること

採用担当の役割は、面接の場面設定から始まります。面接官や学生がストレスなく面接を行うためにはどのような点に気をつける必要があるかをご紹介していきます。

 

(1)面接会場が適切であるかをチェックする

面接を実施する会場がどのような場所であるかは、面接の結果を大きく左右します。

面接会場を設定する場合、社内または社外の貸会議室を使用するのが一般的です。どちらの場合にも気をつけたいのが「防音」と「控え室」です。面接会場を設定する上で防音設備は重要な要素です。廊下や他の部屋の声や音が聞こえてくると、特に緊張している学生は面接に集中できません。社内の場合は社外秘の会話が聞こえてしまう可能性もあり、リスク管理の観点からも防音設備が整っている会議室で面接を行うことをお勧めします。

また、複数人を同時に、あるいは連続で面接する場合には控え室を用意しておくとよいでしょう。控え室が用意されていないと、次の学生が会場に来た際に待機しておく場所がありません。多くの学生は面接の少し前には会場に到着します。すると採用担当が面接で受付応対ができない場合、どこで待てば良いか分からなくなってしまいかねません。このような状況を防ぐためにも、学生を迎える控え室や受付担当者を用意するとよいでしょう。

 

(2)身だしなみに注意する

身だしなみが整っていないと、学生からの印象は悪くなります。採用担当だけでなく、面接官の身だしなみも整えて、面接を行いましょう。学生から見ると、採用担当や面接官のイメージがその会社のイメージに繋がります。会社の印象を悪くしないためにも、身だしなみには注意しましょう。

 

3.面接開始前に気をつけること

会場準備や身だしなみが整ったところで、いよいよ面接に向けた準備です。この章では面接開始前に気をつけることをご紹介していきます。

 

(1)採用基準を満たすか確認するための質問を用意する

面接では、その場の思いつきで質問を行うことは効果的ではありません。事前に決めた採用基準を満たす人物かどうかを確認するために、採用基準とリンクしている質問を用意しておきましょう。例えば、粘り強い人物を求めるのであれば「これまで困難な事態に遭遇した経験は?その時にどう対処したましたか?」といった内容の質問を出題します。

 

(2)採用基準と質問内容について面接官に説明する

特に面接官が採用業務に関わっていない現場社員などの場合、面接官に採用基準や質問項目と質問の意図を共有しておくことが重要です。特に採用基準を共有しておかないと面接官は自分の価値観や判断基準で「良い」「悪い」を判断してしまいます。会社が設けている採用基準を満たしているかを確認するための面接です。しっかりと採用基準を共有し、面接官が判断しやすい状況を作り出すことも重要なポイントです。

 

4.面接の進行管理で気をつけること

採用担当は、面接本番だけでなく事前の日程調整や、面接官による評価の集計、面接後の合否連絡など面接以外にも多くの業務を行う必要があります。この章では面接全体の進行管理を行ううえで気をつけるべき点をご紹介していきます。

 

(1)不適切な質問がないかをチェックする

面接に慣れていない面接官の場合、自由に発言させると基本的人権や男女雇用機会均等法に抵触する質問を行う可能性があります。また、学生の緊張をほぐそうと雑談をした際に不適切な質問や発言をしてしまう可能性も考えられます。不適切な質問や会話が行われた場合、たとえ学生が気にしていなかったとしても注意し、他の面接官と共有して再発防止に努める必要があります。

また、仮に学生が労働基準監督署に相談した場合、大きな問題となり企業イメージが失墜する可能性があります。特に近年は「就活ハラスメント」とって、企業の人事担当者や面接官などから就職活動生に対するハラスメントが問題になるケースもあります。面接官が不適切な質問やハラスメント行為を行わないようにチェックすることも重要な役割のひとつです。

 

(2)面接官や応募者とのコミュニケーションをとる

面接前の日程調整では面接官と応募者の両方の日程調整を行う必要があります。面接官や応募者が多いと、いつ、誰が面接するのかをしっかりと管理しなければなりません。ダブルブッキングや案内忘れを防ぐためにも、面接日程に関するコミュニケーションを確実に取るようにしましょう。

また、面接後には面接官から評価を回収して合否を決定し、合否連絡と合格者に対する次回面接の日程調整までを行う必要があります。地道な役割ではありますが、抜け漏れのない管理を心がけましょう。

 

5.応募者の志望度が上がるようなコミュニケーションを

採用担当の役割は、「企業の採用活動を成功させること」。すなわち、面接を含む一連の採用フローを通じて、入社後に活躍する人材を採用することです。応募してきた学生を適切に見極め、内定を出して入社に導くことが求められますが、そのためには応募者の志望度を内定承諾に至るまで引き上げる必要があります。

学生の志望度は事業内容や将来性、企業の経営状況などで左右されますが、採用担当や面接官が与える印象も大きな要因の一つです。選考プロセスそのものが、企業と学生のコミュニケーションにおいて大きな影響を与える要因となります。適切な面接会場の設定や面接官の身だしなみなど、採用担当が気をつけるべきポイントはしっかりと押さえておき、学生の志望度が上がるようなコミュニケーションを取りましょう。


この記事の著者

シーズアンドグロース 新卒採用事業部
新卒採用事業部では、多様な採用課題を解決するサービスを幅広くご提供しています。当ブログでは、新卒採用における基本情報や、採用担当者がよく悩むポイントなど、幅広い情報をわかりやすくお伝えします。

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